临沂大学印章管理办法
发布时间: 2011-10-18 浏览次数: 385

 

临沂大学印章管理办法

第一章  总则

第一条  为加强学校各级各类印章的管理,规范印章使用程序,切实维护学校合法权益,根据国家有关法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  凡冠有“中共临沂大学委员会”“临沂大学”字样的各单位、各部门印章和各种业务专用章,以及学校领导名章,均适用于本办法。

第三条  学校办公室(党委办公室、校长办公室)是全校印章的归口管理部门,负责学校各级各类印章的刻制、启用和废止,负责学校印章的使用管理并监督校内各单位印章的使用管理。

第二章  印章的刻制与启用

第四条  学校各党政机关、教学、科研单位和其他经学校批准成立的各级实体性机构需刻制印章的,须持学校批准成立的文件到学校办公室申请刻制印章。因工作需要刻制业务专用章,须由该单位提出书面申请并经主管校领导审核同意。

第五条  经学校批准设立的校内独立核算单位或其他创收经营单位须刻制财务专用章的,须经财务处负责人签字同意、主管校领导审核、校长办公会审定。

第六条  学校设立的校级科研院所或上级有明确规定的重点实验室等可根据需要和有关规定刻制印章,学校二级单位内设机构和校内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构原则上不刻制印章,如特别需要刻制的,须报校长审批同意。

第七条  学校领导名章的刻制,须经领导本人同意,由学校办公室主任核准。

第八条  因机构名称变更或年久磨损变形,需重新刻制印章时,由各单位提出书面申请并经负责人签字同意,经学校办公室核审后按相关规定重新刻制。

第九条  印章损毁或遗失时,监印人员应及时向学校办公室报告,用印单位应填写补发印章申请书,并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处,送学校办公室核定后补发。补发印章的印文字体应有异于原印章。遗失印章寻获时,须即交学校办公室作销毁处理。

第十条  印章刻制由学校办公室负责确定形式、规格、材质,到市公安机关指定机构刻制。任何单位和个人不得私自刻制公章。

第十一条  新印章启用前,须将印模提交学校办公室备案,由学校办公室下发印章启用通知后,印章方可使用。学校党政等重要印章启用时要报上级主管单位备案。

第三章  印章的使用

第十二条  学校印章是学校职权的合法代表,主要使用在学校对外出示的证明、证书、合同、公文(函)等文书上。印章使用坚持“先审批、后用印”原则,具体细则如下:

(一)以学校名义发出的红头文件,按照公文处理的有关规定使用印章。

(二)工作证、学生证、退休证等各类证件,由主管部处统一造册,部门负责人审核签字并盖章,指派专人承办,经学校办公室校核后用印。涉及证明教职员工个人信息的用印件,须经组织人事部门审核同意后,方可用印。

(三)学生毕业证书、学位证书、毕业证明书、学位证明书、结业证书、肄业证书、荣誉证书和各类聘书等,经主管部门或相应评审机构评审后,由主管部门统一造册,经部门负责人、主管校领导审签后,指定专人承办,到学校办公室用印。相关证书复印件及证明材料用印,由各主管部门审签并盖章后,到学校办公室用印。

(四)对外签署的各类合同、协议,原则上须经主管部门负责人、学校法律顾问、分管校领导审核,由法人代表或由法人授权的委托人签字后,方可用印。上级主管单位制定的申报纵向类课题所用合同、协议等一般经主管部门审核同意后即可用印。

(五)有关教学、科研等各类研究报告、成果鉴定,各类专利、基金申请,项目、成果和奖励申报,基建、维修项目申报,设备仪器进口报关、申请免税,因公出国审批,外籍教师、留学生居留等外事手续,财务报表,银行汇兑,购房贷款申请,公车年检和保险等各类常规性申报材料和证明性材料,须经主管校领导或主管校领导授权的主管部门审核同意后,方可用印。

(六)使用校领导名章,申报各类课题、项目且随学校印章一并使用的,按照课题、项目类审批程序用印即可;涉及学校重大事项或单独使用领导名章的,原则上须经校领导本人同意。

(七)凡不必正式行文但需以学校名义发出的文书、函件和介绍信等,应按规定格式书写或打印,由主管校领导审核同意后,方可用印。其中外文函件,须经国际交流与合作处审核后,方可用印。

(八)特殊情况下急需使用学校印章时,须经学校办公室主任核准并电话报请相关校领导同意后方可用印,事后要及时补办审批手续。

(九)空白纸张、证件、表格不能加盖学校印章。

(十)档案材料复印件用印,由校档案馆出具并加盖档案专用章,有需要的可加盖学校印章。

(十一)使用印章须填写《临沂大学印章使用申请单》(见学校办公室网页“常用下载”栏),并留学校办公室备案;或通过办公自动化系统“印章审批”程序办理用印申请。

第十三条  印章是行使组织权力的外在表现形式,必须严格在本部门、单位权限范围内用印,不得越权用印。学校任何部门、单位凡发生下列行为之一的,即为越权行为:

(一)未经学校明确的书面批准,以学校名义或以本部门、单位名义,并使用本部门、单位印章与校外任何组织或个人签订超出本部门、单位业务范围的合同、协议。

(二)未经学校明确的书面批准,以学校名义或本部门、单位名义,进行贷款、投资、抵押、担保及其他经济活动,或开展合作办学及其他对外合作项目,并在与这些活动有关的文件材料上使用本单位、本部门印章。

(三)未经学校明确的书面批准,利用国有性质的校产以及本部门、单位的自有资金,进行贷款、投资、抵押、担保及其他经济活动,或开展合作办学及其他对外合作项目,并在与这些活动有关的文本材料上使用本部门、单位印章。

(四)未经学校明确的书面批准,在各类担保性质或资质信性质的文本材料上使用本部门、单位印章。

(五)未经学校明确的书面批准,在任何其他涉及学校经济利益与法律责任的文本材料上使用本部门、单位印章。

第十四条  学校各部门、单位印章使用参照学校印章使用细则执行,应经本部门、单位负责人审批同意后,方可用印。

第四章  印章的管理

第十五条  “中共临沂大学委员会”“临沂大学”印章和学校领导名章统一由学校办公室负责管理。学校各单位、各部门的印章由各单位、各部门负责管理。业务专用章由学校指定的单位负责管理。

第十六条  各单位党政负责人是本单位印章管理第一责任人。各单位要指定政治上可靠,有高度组织性、纪律性和保密意识的专人作为单位印章的监印人,负责管理本单位印章。

第十七条  监印人必须亲自用印,严格执行审批手续和用印登记制度。用印前必须严格审核用印程序并按各级用印负责人的审批意见,审查用印文件的内容、格式,确认无误后方可用印。盖印后必须对用印时间、用印单位、用印事由、批准人、经办人等进行详细登记,以备核查。

第十八条  要规范用印。印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置,骑年盖月,上不压正文,印文要求端正、清晰。用印时间为工作日正常上班时间。寒暑假、国家法定节假日、双休日用印需提前预约。

第十九条  监印人对印章必须妥善保管,监印人不在时必须把印章锁好,以防丢失,如有丢失要立即报失。外出会印由印章管理人员负责,并确保印章安全。原则上不在校外套印印章,确需套印的,要及时销毁印模。

第二十条  未经学校批准私刻公章、越权用印、监印人不按规定用印及因监印人管理不善造成印章丢失的,属工作失职行为,应追究当事人责任;行为严重或造成学校重大损失的,按严重失职和重大责任事故处理,追究当事人的行政责任和经济责任。

第五章  印章的停用、销毁

第二十一条  单位印章在单位名称变更、机构撤销和式样变更时应立即停用。停用的印章不得在原单位长期留存,要及时送交学校办公室。学校办公室要通知有关单位,说明停用原因,标明停用印章的印模和停用时间。

第二十二条  旧印章停用后,即失去原有的法人标志或行政效力,不能作为现行机关、单位职权活动的凭证。

第二十三条  因单位名称变更或改变隶属关系,旧印章停用、而新印章又未刻制出来时,若因工作急需使用印章,可由相关部门(单位)代章,代章的使用手续与正式印章相同。代章要在落款后面注明“代”字。党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级,没有任何关系的单位不能代章。

第二十四条  学校办公室收回废旧印章后要进行登记销账。对于重要单位或具有保存价值的印章要分期向学校档案馆移交存档;对于一般单位或临时性单位,保存价值不大的印章应集中起来,定期销毁;属领导个人的手章,应退还给本人;一般戳记,可以经单位领导批准予以销毁。

第二十五条  销毁废旧印章,必须报学校办公室主任批准,销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存,以备日后查考之用。

第六章  附则

第二十六条  本办法自公布之日起施行。

第二十七条  本办法由党委办公室(校长办公室)负责解释。