临沂大学公文处理办法
发布时间: 2011-05-12 浏览次数: 1098

临沂大学公文处理办法

第一章  总则

第一条  为提高公文处理工作质量和水平,推进公文处理工作的科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发201214)、《山东省〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法(试行)(鲁办发201225)及山东省委高校工委、省教育厅有关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于临沂大学及所属各单位公文处理工作。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  党委办公室(校长办公室)是学校公文处理的管理机构,主管以学校名义制发的各类公文,并负责指导全校各单位的公文处理工作。

第六条  全校各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,健全管理制度,由专人负责。各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。

第七条  全校各单位应当积极推行使用电子公文,促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外,学校的公文处理工作一般通过办公自动化系统进行。

第二章  公文种类

第八条  学校常用的公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求全校各单位或各有关单位执行或周知事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

(八)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(十)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

(六)签发人。上行文及专题会议纪要应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。包括公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时,主办单位署名在前,其余发文单位依次排列。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、会议纪要和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文等,应将联系人、联系电话等作为附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位;应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十条  公文的版式按照《党政单位公文格式》国家标准执行。

第十一条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十二条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十四条  从严控制公文制发数量。凡国家法律法规和党内法规有明确规定的,不再制发公文;现行公文规定仍然适用的,不再重复发文;已通过OA系统公开发布的公文,不再下发纸质公文;对上级机关的普发性公文,没有必要以公文形式提出贯彻落实措施的,不再印发公文;从严控制以会议名义突击印发公文;不得将是否印发公文作为考核项目。

第十五条  严格掌握公文制发规格。可以部门、单位名义下发的通知、方案等,不以学校党委、行政或党委办公室、校长办公室名义行文;可以党委办公室、校长办公室名义行文的,不以党委、行政名义行文;可发便函的,不印发正式文件。

第十六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

(一)学校各单位不得以本单位名义越级向学校主管单位行文。向上级主管部门请示、报告重大事项,应经学校党委、行政同意或授权,以学校党委、行政的名义报送。属于部门职权范围内的事项,上级主管部门同意的,可以直接报送。

(二)党委办公室、校长办公室根据授权,可以向全校部门、单位行文。中共临沂大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各基层党委及各部门和单位行文。临沂大学工会委员会和共青团临沂大学委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。学校其他部门、单位、议事协调机构和临时机构不能制发文件式公文。

(三)各职能部门、单位在各自职权范围内,可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项,就日常具体工作安排等向各教学、科研单位发布通知。根据学校党委和行政的工作部署安排,可以党委办公室或校长办公室名义转发、转批公文。因特殊情况确需向学校各单位正式行文的,应当报经学校党委或行政批准,并在文中注明经学校党委或行政同意。

第十七条  请示、报告应当遵循以下规则:

(一)请示、报告等材料一般应使用公文格式,由单位负责人签字、盖章后报送。

(二)请示应当一事一文,不得在报告等非请示性材料中夹带请示事项。请示原则上只写一个主送单位,不得多头主送,如需同时送多个单位,应当用抄送形式。

(三)属于学校职能部门职权范围内的具体问题,应当直接报送相关职能部门处理,不必向学校请示。学校各职能部门对职权范围内的事情,要认真研究,尽职尽责地解决,不得推诿、拖延。职能部门转呈教学科研等相关单位的请示报告应先提出拟办意见,不得原文转报。

(四)除领导直接交办事项外,不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

第五章  公文拟制

第十八条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十九条  学校公文由承办部门、单位起草。公文起草应当做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文部门、单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练,语言庄重,用词规范。

(四)人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确;文字、数字、计量单位、标点符号和简称等用法规范。

(五)引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。

(六)公文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式,应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或其他有关部门审定的中文译名。

(七)文种正确,格式规范。

(八)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(九)公文涉及其他部门、单位职权范围内的事项,起草部门、单位必须征求意见,力求达成一致,对协办部门、单位的会签意见,主办部门、单位要认真研究吸收。协办部门、单位应立足学校大局,主动配合协作,认真负责地研究提出会签意见,以书面形式向主办部门反馈。

(十)公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定,起草部门、单位应当提出初步意见。

(十一)公文应由部门、单位正式工作人员起草,并由主要负责人核稿或经主要负责人授权的分管负责人核稿,把好公文的政治关、政策法规关和文字体例关,核稿后应签名并注明日期,以示负责。重要公文文稿,主办部门、单位主要负责人要亲自组织起草。

第二十条  各单位报送公文,须在对应的发文稿纸或校内请示、报告处理单上由单位主要负责人签署意见,如涉及多个单位需请相关单位主要负责人会签,手续齐全后及时报学校办公室审核、流转(一般不少于5个工作日,急件需至少提前2个工作日报送),公文一般不允许直接送校领导签批。公文中如有涉法事务,需经学校法律顾问审核并出具相应的法律意见。涉密公文应报送学校保密工作办公室进行定密审核。

各单位办理公文需填写《临沂大学公文办理申请单》(见学校办公室网页“常用下载”栏),存学校办公室备案。

第二十一条  公文文稿由学校办公室进行审核。审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文单位意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及其他有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

(五)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(六)公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

第二十二条  经审核不宜制发的公文文稿,办公室将予以退回;对于不符合办文格式和程序、行文逻辑混乱的文稿,办公室将退回拟文单位重拟;办公室审核后认为符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,办公室提出意见,由拟文单位修改后重新报送。

第二十三条  公文应当经学校负责人审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导或者主要领导委托的负责人签发;涉及某一方面工作的公文,由分管校领导签发。学校办公室根据学校授权制发的公文,由学校办公室主任签发,或者报请分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导(主持人)签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第二十四条  审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水,不得使用铅笔、 圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。审批、 修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。电子公文运转中采用的网上签批、电子签章等方式同样有效。

第二十五条  以学校党政名义制发的公文,由学校领导签批后,还需经过以下程序:

(一)复核校对。文件制发前学校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核、登记编号;按照“谁拟稿、谁校对”的原则,公文正式印制前拟文单位必须对公文清样稿认真校对。文稿内容原则上不再改动,特殊情况需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)印制核发。以学校名义印发的公文及函件由学校办公室印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序,确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备,并在符合保密要求的场所进行。根据工作需要和文件属性,公文印发后由学校办公室负责上网发布。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外,其他公文一般通过办公自动化系统发布,不再以纸质形式下发。

第六章  收文办理

第二十六条  收文办理主要程序是:

(一)签收。主送学校的各类文电须经学校办公室统一签收、登记、审核并组织运转;各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件,以及外出参会带回的上级单位文件,送交学校办公室运转。学校办公室对收到的公文应逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对收到的公文进行分类,并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当办理;是否已经办理。

(四)批办。阅知性公文由学校办公室主任根据公文内容、要求和工作需要,合理确定分送范围;凡标注印发传达范围的,原则上不得超过规定的范围分送。批办性公文由学校办公室主任按照工作分工和业务职能,批请学校领导阅示或相关单位办理。属于重要政策和重大事项的公文,应送学校主要领导;属于某一方面工作的公文,应送分管校领导。属于一般性函件,可直接批转有关单位办理;需要两个以上单位办理的,应当明确主办单位。

(五)传阅。根据学校办公室主任签批意见和工作需要,机要人员将公文及时送学校领导阅知、批办。阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅,批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。学校领导之间不得互相转送文件。除特殊情况外,学校领导不受理未经学校办公室呈送的公文。

(六)承办。承办单位对学校办公室交办的公文应签收、登记,并及时送单位负责人阅处。如发现错转或错批,应及时将公文退还学校办公室,不得擅自转送其他单位。

(七)催办。学校办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。

(八)答复。承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第七章  公文归档

第二十七条  公文办理完毕后,应当及时归档。

(一)需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

(二)两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。

(三)单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

第八章  公文管理

第二十八条  各部门、单位负责人为本部门、单位公文管理第一责任人,应认真履行职责,及时研究解决工作中存在的问题,确保公文利用高效、管理严格。

第二十九条  学校公文由学校办公室统一管理,建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条  涉密公文的管理要严格执行国家和学校保密管理有关规定。

第三十一条  公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。

未经学校批准,任何部门和单位不得私自公开发布公文。需要公开发布的,按照《中华人民共和国政府信息公开条例》、《山东省政府信息公开办法》和学校相关规定实施。

经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。

第三十二条  公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十三条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。工作人员离岗离职时,应当将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十四条  建立发文立户制度。新设立的单位应当向学校办公室等发文机关提出发文立户申请,经审查符合条件的,列为发文单位。单位合并、更名或者迁址,应及时提出变更申请,撤销时,应及时取消其发文户头。

第九章  附则

第三十五条  学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过学校办公自动化系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文,电子公文的处理办法参照本办法执行。

第三十六条  本办法自发布之日起施行。

第三十七条  本办法由党委办公室(校长办公室)负责解释。