临沂大学会议管理办法
发布时间: 2017-05-10 浏览次数: 419

临沂大学会议管理办法

第一章  总则

第一条  为深入贯彻落实中央八项规定精神和省委实施办法,规范会议的组织和管理,提高会议的质量和效率,切实精简会议,改进会风,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  本办法适用于以学校名义举办和承办的各类会议。主要包括:工作例会(如党委会、校长办公会等)、各类代表会议(如党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等)、年度性会议(如教学工作会议、科研工作会议、开学典礼、毕业典礼、运动会等)、专项工作会议(如部署会、协调会、座谈会等)、纪念(庆祝、表彰)性会议、学术会议、接待会议等。

第三条  学校办公室是学校会议的归口管理部门,负责会议的审批、指导、统筹协调和有关筹备等工作。

第二章  办会原则

第四条  举办各类会议应遵循以下原则:

(一)高效。注重会议实效,召开会议要主题鲜明、调研充分、内容充实,有明确、务实的预期效果,倡导开短会、讲短话。不得组织召开没有明确目的、调研论证不充分、缺乏实际内容的会议。

(二)精简。在保证实效基础上,精简会议数量、压缩会议时间、减少会议人员。时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并或套开。能以文件或利用现代通讯工具部署工作的,不再召开会议。从严控制会议规模、规格,可由副职参加的会议不安排正职参加,可由部门负责人召集的会议不请校领导出席,可由主管校领导召集的会议一般不邀请学校主要领导出席。改进新闻报道,突出工作需要、新闻价值、社会效果,压缩报道的数量、字数、时长。

(三)节约。办会要厉行节约,凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行,严禁铺张浪费。严格会议预算管理,严禁列支与会议无关的任何费用,严禁套取会议资金。会场一律不摆放花草、不提供水果,一般不制作背景板。减少印发会议材料。严格控制评比表彰活动,从简发放奖品,不得以任何名义发放纪念品。会议地点一般安排在校内,严禁到风景名胜区召开会议。不安排与会议内容无关的参观、考察等活动。

(四)规范。要强化会议计划,凡需校领导出席的会议,主办单位应提前(一般为每周五)向学校办公室申请列入学校下周工作计划。未列入周工作计划的,原则上不予安排。专门会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。

第三章  会议审批

第五条  学校组织的全校性会议或重大活动、全校中层正职会议、全体教学和科研单位负责人会议、全体职能部门负责人会议,由承办单位报请分管校领导同意、主要领导审批后方可召开。

领导批复同意后,承办单位要及时将领导批示、会议议程、主要内容、会议材料、参会人员等通过学校办公自动化系统报学校办公室统筹安排。

第六条  根据相应议事规则,需要提交学校党委会、校长办公会审议的重要会议,由分管校领导提出会议承办和协办单位、参会人员范围、会议议程等会议组织方案,提交会议研究决定。

第七条  确因特殊情况,由校领导主持召开的全校性临时会议(如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等),由承办单位请示分管校领导同意后召开,并事前向学校党政主要领导报告。

第八条  职能部门召集的涉及全校范围的部署性会议,应提前报分管校领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门或单位的工作,相关部门和单位在会前应充分协商。

第九条  由职能部门或教学科研单位举办或承办的学术会议,应先报科学技术处或社会科学处审批,属于哲学、社会科学类的报告、讲座、论坛需由宣传部会签,再报分管校领导审批。

第十条  学校有关单位与国际组织、国(境)外有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议,应按上级和学校有关规定,先报学校国际交流与合作处审批、备案,再报分管外事工作的校领导审批,其中国际性学术会议根据情况转科学技术处、社会科学处、国际交流合作处、宣传部等会签后,再报相关分管校领导审批;按有关外事工作规定须报上级相关部门审批的国际会议,由国际交流合作处负责上报。

第十一条  各部门、各单位组织召开的会议,除邀请分管或联系本部门、单位的校领导出席外,需要邀请其他校领导出席的,须向学校办公室申请,由学校办公室负责协调安排。

第四章  会议组织

第十二条  会议的组织主要包括会议方案拟订、会议筹备、会议实施、会后处理四个阶段的工作。

第十三条  各种代表大会、年度工作会议等全校性会议,根据会议性质和部门工作职责,主管部门为会议的主办部门,负责牵头做好会议筹备工作;根据会议需要,相关职能部门为会议的协办部门,负责协助做好会议筹备工作。

(一)主办部门负责做好会议筹备的组织协调、文字材料起草、会场布置、座次安排等工作,落实会议召开时间、地点和参会范围,提前邀请与会领导和嘉宾,及时通知参会人员。通知情况须进行记录以备查。

(二)协办部门的工作主要有:

1.学校办公室协助做好会议议程的审定、校领导讲话稿的审核、主席台就坐人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排等。

2.宣传部负责做好会议的新闻报道工作,协助主办部门做好会场及周边的氛围营造。

3.保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。

4.后勤管理处负责做好会议用电等保障工作。

5.网络中心负责协助学校办公室做好同步视频、会议室多媒体设备的调试和使用等工作。

第十四条  学校召开的重要会议、重大活动,举办承办的全国、全省非学术型会议或有上级领导出席的重要会议,由学校办公室负责牵头组织协调,主管部门和相关单位协助配合。

第十五条  专项工作会议、纪念(庆祝、表彰)性会议、学术会议、接待会议等,根据会议的性质和部门工作职责,主管部门为具体主办部门,全面负责做好会议筹备工作。根据需要经学校办公室审核并报请有关校领导同意,可协调有关部门协助做好筹备工作。

第十六条  学校领导临时召开的涉及多个职能部门的会议,由学校办公室负责组织并承担具体会务工作。

第十七条  学校党委会、校长办公会等工作例会,由学校办公室按照相应议事规则组织实施。

第十八条  会议组织部门(单位)应安排专人做好会议记录,必要时要整理形成会议纪要。全校性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等,主办单位要视需要安排专人,形成文字、音频、影像等会议资料,并及时将全套会议材料整理后送学校档案馆归档。

第五章  会议纪律

第十九条  各类会议组织单位要精心组织,压实责任,强化时限要求,切实加强对会议通知收发、会议报名、会场组织、视频信号接收等环节的管理,防止出现纰漏和差错。

第二十条  各参会单位要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等上报参会人员名单。要求部门、单位主要负责同志参加的会议,不得先报名然后委托其他人员参加。确因公务活动或其他特殊情况不能参加会议的,除按规定办理干部、人事请假手续外,还须向会议召集人或会议组织单位负责人请假,经批准后再安排其他领导代为参会,不得擅自安排一般工作人员替会。会议组织单位负责协调安排会议考勤。会议考勤情况(不含学术会议)纳入中层单位年度考核内容。

第二十一条  参会人员要提前10分钟到会签到,按照指定区域就座。会议期间,保持良好的精神状态,集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序,关闭通讯工具或调至静音状态,不得在会场随意走动或长时间滞留会场外,不做与会议无关的事情。

第二十二条  参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定,任何个人未经允许,不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料,需要退回的要及时退回。

第六章  附则

第二十三条  各部门、各单位举办的工作会议可参照本办法执行。

第二十四条  本办法自公布之日起实施。《临沂大学会议管理规定》(临大办发[2014]8号)、《关于进一步严肃会议纪律的通知》(临大办发[2014]28号)同时废止。

第二十五条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。